Việc đảm bảo giao tiếp liền mạch là rất quan trọng đối với mọi công ty để vận hành trơn tru và phát triển. Các doanh nghiệp như văn phòng, trụ sở công ty, khách sạn, trường học, nhà xưởng,… cần có một hệ thống điện thoại đáng tin cậy và chuyên nghiệp để phát triển mối quan hệ với khách hàng và tạo dựng niềm tin. Và tổng đài IP (IP PBX) dành cho doanh nghiệp là sự lựa chọn phù hợp.
Tổng đài IP (IP PBX) tốt nhất, hay còn gọi là tổng đài nhánh riêng giao thức Internet (IP Branch Exchange), cung cấp một giải pháp thay thế giá cả phải chăng và đầy đủ tính năng cho đường dây điện thoại thông thường. Hệ thống tổng đài này sử dụng kết nối internet sẵn có để quản lý cả các cuộc gọi nội bộ và bên ngoài, đồng thời mang đến cho bạn một giải pháp có khả năng mở rộng, giúp công ty tiết kiệm chi phí hơn khi phát triển.
Contents
Tổng đài IP là gì?
Tổng đài IP PBX (Tổng đài nhánh riêng qua giao thức Internet) là thiết bị chuyển mạch trung tâm trong hệ thống điện thoại doanh nghiệp, sử dụng công nghệ Thoại qua Giao thức Internet (VoIP) để quản lý cả liên lạc nội bộ và liên lạc bên ngoài. Không giống như các hệ thống điện thoại truyền thống yêu cầu đường dây điện thoại riêng, hệ thống tổng đài IP PBX sử dụng kết nối internet hiện tại của doanh nghiệp để thực hiện cuộc gọi thoại, mang đến một lựa chọn linh hoạt và tiết kiệm chi phí hơn.
Các cân nhắc khi chọn tổng đài IP
Trên thị trường hiện có rất nhiều thiết bị tổng đài, do việc lựa chọn tổng đài IP giá rẻ và phù hợp nhất cho doanh nghiệp có thể khá khó khăn. Hãy cân nhắc những khía cạnh sau đây để giảm thiểu các lựa chọn trước khi xem xét các hệ thống cụ thể:
- Ngân sách: tổng đài IP PBX có nhiều mức giá khác nhau liên quan đến tính năng và dung lượng.
- Tính năng: Hầu hết tổng đài IP phổ thông đã bao gồm các tính năng tổng đài tự động, chuyển tiếp cuộc gọi, thư thoại, ghi âm cuộc gọi, lời chào IVR và hội nghị truyền hình. Một số hãng sản xuất tổng đài IP bán license cho từng tính năng, do vậy cần tìm hiểu kỹ những tính năng cần thiết cho doanh nghiệp trước khi đặt mua.
- Dung lượng nội mạng: số lượng (SIP) cho máy nhánh là các thiết bị điện thoại IP-Phone
- Kết nối ngoại mạng: là số lượng cổng CO giao tiếp với mạng PSTN hoặc dung lượng kết nối tới SIPtrunk hoặc số IMS.
- Khả năng mở rộng: Hãy chọn một hệ thống tổng đài IP có khả năng mở rộng để đáp ứng người dùng mới, tăng lượng cuộc gọi và thậm chí có thể bổ sung thêm các tính năng hoặc chức năng khác.
- Dễ sử dụng: Chuyên môn kỹ thuật của doanh nghiệp rất quan trọng, vì một số tổng đài chỉ cần kiến thức về IT tối thiểu và cung cấp giao diện thân thiện với người dùng, trong khi những hệ thống tổng đài IP khác đòi hỏi nhiều kiến thức kỹ thuật hơn để thiết lập và bảo trì.
Tổng hợp các dòng tổng đài IP thường dùng
Được thiết kế chuyên dùng cho các văn phòng công ty, khách sạn, trường học, bệnh viện, nhà máy, tổng đài IP SYNWAY UC-200 series đã trang bị đầy đủ sẵn đầy đủ các tính năng của 1 tổng đài chuyên nghiệp bao gồm các tính năng tổng đài tự động, chuyển tiếp cuộc gọi, thư thoại, ghi âm cuộc gọi, lời chào IVR và hội nghị truyền hình. Người dùng có thể dễ dàng thực hiện các cuộc gọi nội bộ miễn phí trong mạng LAN và giữa các chi nhánh ở xa qua đường internet mà không phụ thuộc vào địa lý, cũng như thực hiện các cuộc gọi ngoại mạng qua các trung kế PSTN hoặc SIP Trunking để bán hàng, tư vấn, chăm sóc khách hàng nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Với tổng đài Internet Telephone IP SYNWAY UC-200 series, nhân viên có thể duy trì kết nối với đồng nghiệp và khách hàng ở bất kỳ đâu, khi nào và theo cách nào họ muốn.
- UC200-15: đáp ứng tối đa 60 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- UC200-30: đáp ứng tối đa 120 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- UC200-45: đáp ứng tối đa 220 máy nhánh/45 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- UC200-60: đáp ứng tối đa 300 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
Dễ dàng thay thế PBX cũ
Tiết kiệm chi phí, dễ lắp đặt và dễ sử dụng, tổng đài IP SYNWAY UC-200 chuyển đổi điện thoại tiêu chuẩn thành mạng dựa trên IP. Nó cho phép các nhà cung cấp dịch vụ và doanh nghiệp cung cấp cho người dùng các dịch vụ truyền thông điện thoại truyền thống và nâng cao thông qua kết nối băng thông rộng hiện có với Internet hoặc mạng công ty.
Với tổng đài IP SYNWAY UC-200, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí lắp đặt và kéo dài khoản đầu tư trước đây của họ vào điện thoại, hội nghị và loa ngoài. tổng đài IP SYNWAY UC-200 có thể là cầu nối giữa mạng PSTN Analog truyền thống và mạng IP mà không cần phải đầu tư nhiều.
Kết nối mạng bưu điện đa dạng PSTN và VoIP
Dòng tổng đài IP SYNWAY UC-200 có sẵn 4 trung kế CO-line (PTSN) và hỗ trợ Siptrunks/IMS để kết nối tới nhà cung cấp dịch vụ viễn thông. Cho dù là dùng với mạng diện rộng Analog PSTN hay VoIP, tổng đài IP PBX SYNWAY UC-200 đều sẵn sàng để kết nối mà không cần lo lắng tới việc nâng cấp trong tương lai.
Trải nghiệm sử dụng tiện lợi với các tính năng chuyên nghiệp với tổng đài VoIP thế hệ mới
Hệ thống tổng đài IP SYNWAY UC-200 giúp các quản trị viên dễ dàng và trực quan khi thiết lập và truy cập các tính năng qua giao diện Web-base tại chỗ hoặc từ xa qua internet. Người dùng có thể tạo lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi, thiết lập các quy tắc cho từng số và nhóm nội bộ về thời gian, số máy gọi đi/gọi tới, cũng như thêm các địa chỉ liên hệ để tạo một thư mục tập trung cho toàn công ty/hệ cá nhân, hiển thị số ID người gọi và quay số nhanh, chuyển cuộc gọi/chuyển tiếp cuộc gọi giữa các máy đơn lẻ và cả với các cuộc gọi hội nghị.
Tổng đài IP SYNWAY UC-200 là giải pháp lý tưởng mang tới một trải nghiệm sử dụng mới với các tiện ích, giảm chi phí cuộc gọi và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Tổng đài IP PBX hoạt động như thế nào?
Tổng đài IP định tuyến các cuộc gọi đến và đi qua các đường dây nội bộ và mạng điện thoại bên ngoài, cho phép người dùng kết nối hiệu quả mạng điện thoại PSTN truyền thống với VoIP. Chúng xử lý việc chuyển đổi cuộc gọi giữa người dùng và quản lý các tính năng phức tạp như thư thoại, phản hồi thoại tương tác (IVR) và ghi âm cuộc gọi.
Tổng đài điện thoại IP đóng vai trò là công cụ chính giúp giao tiếp thành công cả trong và ngoài doanh nghiệp. Trọng tâm chính là giúp việc cộng tác, ra quyết định và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và đối tác trở nên dễ dàng nhất có thể. Các hệ thống IP-PBX hiện đại tích hợp các cuộc gọi thoại với các kênh truyền thông khác như nhắn tin và hội nghị truyền hình, nâng cao khả năng cộng tác và hiệu quả. Chúng cũng mang lại sự linh hoạt cho các công ty để mở rộng nhu cầu liên lạc của mình, với các tùy chọn xử lý nhiều cuộc gọi đồng thời tùy thuộc vào model đã chọn.
Một hệ thống điện thoại hiệu quả sẽ nâng cao hiệu quả giao tiếp, thúc đẩy các hoạt động giao tiếp nội bộ và tương tác với thế giới bên ngoài mạnh mẽ. Đầu tư một hệ thống tổng đài VoIP đáng tin cậy là bước đầu tiên để giải quyết các vấn đề mà các doanh nghiệp hiện đại phải đối mặt để luôn đi trước đối thủ cạnh tranh.
Lợi ích của tổng đài VoIP hiện đại
Bên cạnh độ tin cậy, tổng đài PBX tốt nhất có thể mang lại những lợi ích:
- Tiết kiệm chi phí: VoIP nổi bật với giải pháp tiết kiệm chi phí, vượt trội hơn hẳn các hệ thống điện thoại truyền thống về cả chức năng lẫn chi phí liên quan. Doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí bằng cách tối ưu hóa quy trình liên lạc, đồng thời đảm bảo một hệ thống mạnh mẽ và có khả năng mở rộng.
- Truyền thông hợp lý: Các tính năng tiên tiến như định tuyến cuộc gọi, thư thoại và hội nghị truyền hình giúp tăng cường cộng tác nội bộ và tạo điều kiện cho các tương tác liền mạch với khách hàng và đối tác. Mức độ hiệu quả này rất quan trọng để duy trì lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay.
- Khả năng mở rộng và linh hoạt: tổng đài IP-PBX tốt nhất cung cấp khả năng mở rộng, doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm hoặc bớt điện thoại, điều chỉnh cơ sở hạ tầng truyền thông để đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi. Tính linh hoạt này đảm bảo hệ thống phù hợp hoàn hảo với tính chất năng động của các doanh nghiệp hiện đại.
- Năng suất và cộng tác nâng cao: Hệ thống điện thoại IP-PBX giúp nâng cao năng suất và cộng tác. Với các tính năng tiên tiến như đàm thoại, hội nghị truyền hình và nhắn tin tức thời, giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn, xóa bỏ rào cản địa lý và tạo điều kiện cho việc làm việc nhóm tốt hơn.
- Dịch vụ khách hàng được cải thiện: Hệ thống IP- PBX đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Tính năng định tuyến cuộc gọi đảm bảo các cuộc gọi đến được chuyển hướng đến đúng bộ phận hoặc cá nhân, giảm thời gian chờ đợi và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, tính năng thư thoại và ghi âm cuộc gọi cho phép doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ chi tiết về các tương tác với khách hàng, thúc đẩy mối quan hệ khách hàng tốt hơn và đưa ra quyết định sáng suốt.
- Hỗ trợ làm việc từ xa: Tổng đài IP-PBX tốt nhất thích ứng liền mạch với sự gia tăng của làm việc từ xa, cho phép nhân viên kết nối với hệ thống từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Tính linh hoạt này đảm bảo các nhóm có thể duy trì kết nối và năng suất, bất kể vị trí địa lý của họ, hỗ trợ xu hướng sắp xếp công việc linh hoạt đang ngày càng phát triển.