Tổng đài điện thoại PBX, là một hệ thống điện thoại nhánh riêng cho phép các điện thoại để bàn trong một văn phòng kết nối nội bộ với nhau và kết nối với mạng điện thoại ở một văn phòng khác. Hệ thống tổng đài PBX giúp doanh nghiệp là các công ty, khách sạn, tòa nhà, trường học, bệnh viện, nhà máy sản xuất,.v.v. tiết kiệm chi phí cước gọi do các cuộc gọi nội bộ giữa các nhân viên là miễn phí, trong khi đó chia sẻ đường PSTN/SIPtrunks ra bên ngoài tiết kiệm chi phí hơn.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trước đây thường sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại PABX, và ngày nay theo xu hướng đã chuyển nhiều sang VoIP, vậy chúng khác gì nhau? và lợi ích mang lại cho doanh nghiệp là gì?
- Tổng đài PABX sử dụng truyền thông tin thoại Analog trên đường dây cáp điện, trong khi đó tổng đài IP PBX sử dụng giao thức thoại VoIP qua Internet. Cả hai cách này đều là để đạt được cùng một mục tiêu cuối cùng: thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại.
- Các hệ thống tổng đài PABX truyền thống đã có từ nhiều năm trước và chủ yếu được sử dụng bởi các doanh nghiệp cần mạng điện thoại chuyên dụng. Hệ thống tổng đài VoIP là một sự phát triển gần đây sử dụng Internet để thực hiện cuộc gọi.
Khi bạn quyết định giữa hai lựa chọn tổng đài nội bộ PABX hay VoIP, hãy cân nhắc những lợi thế và bất lợi của cả hai lựa chọn, hầu hết chúng phụ thuộc phần lớn vào tình hình và mục tiêu cuối cùng của bạn.
Contents
1. Hệ thống tổng đài nội bộ PABX-Analog
Hệ thống tổng đài tương tự Analog/PABX được lắp đặt tại địa điểm văn phòng của doanh nghiệp. Hệ thống điện thoại nội bộ Analog văn phòng kết nối tổng đài Analog bằng các đường dây cáp điện thoại và kết nối với mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PTSN).
Hệ thống tổng đài Analog cung cấp dịch vụ điện thoại cơ bản, cho phép bạn thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại và fax giữa các nhân viên trong công ty. Nó yêu cầu cài đặt đường dây điện thoại bằng đồng và phần cứng khác, điều này yêu cầu phải có đường dây điện riêng độc lập kết nối giữa máy điện thoại để bàn Analog và tổng đài PABX. Và để thực hiện các cuộc gọi bên ngoài, bạn sẽ phải trả tiền cho các đường dây điện thoại bổ sung.
Hệ thống tổng đài Analog khá đơn giản nên giá mua thiết bị rẻ. Khi bạn có sẵn đường dây cáp điện dành riêng cho hệ thống tổng đài Analog PABX, đây là sẽ giải pháp lắp đặt giá rẻ cho một mạng điện thoại liên lạc. Các thiết bị tổng đài PABX, điện thoại để bàn Analog quy mô nhỏ, giá rẻ thường dùng như dưới đây:
1.1 Tổng đài Analog cho văn phòng, trụ sở công ty, khách sạn, trường học
Khách sạn, doanh nghiệp lớn thường quản lý tất cả hoạt động liên lạc qua điện thoại nội bộ và bên ngoài. Các cuộc gọi nội bộ trong hệ thống điện thoại thường là các cuộc gọi giữa các nhân viên, giữa khách và quầy lễ tân hoặc các bộ phận chuyên môn khác.
Đối với khách sạn, các tính năng DISA (Phản hồi bằng giọng nói tương tác), Billing (tính cước cuộc gọi), thống kê cuộc gọi, nhạc chờ,… là những tính năng giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng được trang bị sẵn:
- Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
- Tổng đài nội bộ IKE TC-840DKW/TC-2000DKW: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
- Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
1.2 Điện thoại để bàn Analog
Điện thoại để bàn giúp việc trao đổi thông tin liên lạc trong nội bộ giữa nhân viên trong doanh nghiệp và ngoại mạng với khách hàng tiện lợi, nâng cao hiệu quả giao tiếp. Những thiết bị liên lạc đầu cuối này trong văn phòng có thể giúp đảm bảo rằng các tương tác này rõ ràng, không bị gián đoạn và hiệu quả cao.
1.2.1 Điện thoại bàn thông dụng IKE PA105 hoặc IKE885:
Tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng.
1.2.2 Điện thoại treo tường IKE PA047C
Điện thoại treo tường IKE PA047C có thể tùy chỉnh để trên bàn hoặc treo tường, đáp ứng mọi yêu cầu và cung cấp tính năng đàm thoại giao tiếp.
1.3.3 Điện thoại để bàn chuyên dùng cho các phòng khách sạn, resort
Điện thoại để bàn chuyên dùng cho khách sạn: phím bấm gọi nhanh tới các dịch vụ nổi bật của khách sạn, mặt nạ có thể in hoặc dán logo thương hiệu.
Tổng đài Analog không cung cấp các tính năng hiện đại tích hợp sẵn như ghi âm cuộc gọi và khả năng làm việc từ xa. Thêm nữa, khi có thêm người dùng, bạn sẽ cần mua phần cứng để mở rộng hệ thống.
2. Tổng đài nội bộ IP-PBX
Tổng đài IP-VoIP có nhiều tính năng tiên tiến và sử dụng hạ tầng mạng LAN có sẵn. Các thiết bị điện thoại để bàn VoIP cũng linh hoạt hơn, bạn có thể dùng mạng không dây Wi-Fi không cần thi công, hoặc dùng dây cáp Ethernet khi kết nối. Bạn cũng có thể tạo 1 mạng điện thoại chỉ nghe/gọi nội bộ mà không cần dùng tổng đài ở quy mô nhỏ như ở mục 2. Bạn cũng có thể hệ thống tổng đài nội bộ IP-PBX để kết nối ngoại mạng qua SIPtrunk/Internet.
2.1 Thiết bị tổng đài nội bộ IP-PBX
Tổng đài VoIP cung cấp nhiều tính năng hơn như tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi và cho phép kết nối giữa nhiều địa điểm qua mạng Internet. Tổng đài VoIP hoặc IP PBX sử dụng giao thức internet (IP) để liên kết các điện thoại trong mạng văn phòng và chuyển đổi giọng nói thành dữ liệu, dữ liệu này sẽ đến máy điện thoại VoIP đầu xa dưới dạng giọng nói. Tổng đài IP cung cấp quyền truy cập vào các tính năng liên lạc hợp nhất như nhắn tin, hội nghị truyền hình và tính di động, điều mà các hệ thống tổng đài tương tự không có.
Tổng đài nội bộ IP-PBX cũng linh hoạt hơn khi có thể kết nối tới SIPtrunk/VoIP, cũng như tới mạng chuyển mạch công cộng (PSTN) cũ thông qua Card FXO/FXS. Dưới dây là một số dòng tổng đài nội bộ IP-PBX thường dùng:
- UC200-15: đáp ứng tối đa 60 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-330: đáp ứng tối đa 30 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-1100: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/50 cuộc gọi đồng thời, hỗ trợ trung kế Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 400h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-1102: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/50 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 400h, đàm thoại hội nghị, ….
- UC200-30: đáp ứng tối đa 120 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2200: đáp ứng tối đa 200 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- UC200-60: đáp ứng tối đa 300 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
Giao thức Internet PBX sử dụng trung kế giao thức khởi tạo phiên (SIP) để chạy dịch vụ điện thoại trên mạng văn phòng của bạn, do đó cho phép các nhóm giao tiếp với nhau và với các máy khách bên ngoài qua internet. Tất cả những gì bạn cần làm để chạy tổng đài IP là thiết lập đường trục SIPtrunk với nhà cung cấp.
2.2 Điện thoại nội bộ VoIP
2.2.1 Kết nối nội bộ với điện thoại VoIP Wifi
Điện thoại để bàn Wifi Atcom D2SW giá rẻ hay Atcom A20W là giải pháp đơn giản và linh hoạt để triển khai cho nhu cầu này. Các điện thoại bàn Wifi sẽ được kết nối với nhau trên hạ tầng mạng Wifi có sẵn của doanh nghiệp thông qua các Wifi Router hoặc Wifi AP. Do có kết nối không dây, Wifi IP Phone dễ dàng bố trí vị trí đặt máy, thậm chí cơ động khi thay đổi vị trí hoặc di chuyển trong khi đàm thoại.
2.2.2 Kết nối nội bộ với điện thoại VoIP dùng dây
Trong trường hợp doanh nghiệp có sẵn hạ tầng mạng LAN có dây, PoE hoặc không PoE, thì điện thoại VoIP có dây như Atcom D20/Atcom D21 giá rẻ, hay Atcom A11/Atcom A21 có thể được cân nhắc do giá mua rẻ hơn so với điện thoại IP Wifi. Trong đó điện thoại bàn VoIP PoE sẽ có lợi thế triển khai hơn do giảm được dây nguồn, ổ cắm điện và dễ lắp đặt tại các vị trí không có sẵn nguồn điện.
3. Nên lắp đặt tổng đài nội bộ PABX hay IP-PBX cho doanh nghiệp?
Mặc dù tất cả các giải pháp tổng đài điện thoại PBX sẽ nâng cao khả năng liên lạc và phát triển doanh nghiệp của bạn, nhưng việc chọn một giải pháp phù hợp với nhu cầu liên lạc chính xác của doanh nghiệp bạn là rất quan trọng.
Dưới đây là một số điều cần xem xét khi lựa chọn một hệ thống PBX liên lạc cho công ty của bạn.
3.1 Nhu cầu của công ty
- Nếu tất cả những gì bạn cần là các tính năng cuộc gọi tiêu chuẩn như chuyển cuộc gọi, nhóm đổ chuông và hệ thống trả lời tự động, thì tổng đài điện thoại nội bộ PABX-Analog không những đáp ứng đủ nhu cầu với chất lượng âm thanh liên lạc cực kỳ tốt và ổn định.
- Khi bạn quan tâm nhiều tính năng hiện đại như ghi âm báo cáo cuộc gọi, làm việc từ xa, tiện ích mở rộng di động và gọi điện tới các chi nhánh ở xa qua Internet, thì hệ thống tổng đài nội bộ IP-PBX sẽ phù hợp và đáp ứng đầy đủ yêu cầu này.
3.2 Môi trường làm việc của công ty
- Nếu bạn và các đồng nghiệp làm việc tại một văn phòng duy nhất, hệ thống tổng đài điện thoại PABX-Analog sẽ phù hợp hơn do giá thành đầu tư rẻ hơn và có chất lượng âm thoại tốt.
- Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn làm việc tại nhà hoặc thường xuyên ở hiện trường, bạn nên chọn hệ thống tổng đài điện thoại VoIP do nó hỗ trợ các cuộc gọi qua mạng Internet, bạn có thể tạo cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh này hoàn toàn miễn phí.
3.3 Ngân sách đầu tư
Các hệ thống tổng đài đi kèm với chi phí thi công lắp đặt dây mạng, dây điện và chi phí lắp đặt, cài đặt thiết bị tổng đài, điện thoại và các dịch vụ bảo trì sau đó.
- Tổng đài nội bộ PABX cần một mạng dây điện thoại riêng để kết nối giữa tổng đài tới từng máy điện thoại. Khi văn phòng bạn có sẵn mạng dây điện thoại này, tổng chi phí đầu tư cho cả hệ thống tổng đài điện thoại sẽ rẻ do các thiết bị tổng đài PABX, điện thoại bàn Analog khá rẻ.
- Tổng đài nội bộ IP-PBX hoạt động trên nền tảng mạng LAN sẵn có và chung với các thiết bị IT khác do vậy thường sẽ không tốn phí thi công dây mạng. Tuy nhiên tổng chi phí đầu tư sẽ cao hơn PABX do mua thiết bị tổng đài IP, điện thoại VoIP khá cao.
4. Các lợi ích khi sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại cho kinh doanh
Hệ thống tổng đài điện thoại doanh nghiệp mang lại vô số lợi ích thiết yếu cho sự phát triển kinh doanh của các doanh nghiệp, những lợi ích này bao gồm:
Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, chi phí liên lạc thường là một trong những khoản chi tiêu lớn trong hoạt động kinh doanh. Việc chuyển đổi từ điện thoại và số điện thoại cá nhân sang tích hợp hệ thống điện thoại doanh nghiệp tiên tiến sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc kiểm soát chi phí hoạt động hàng tháng.
Tích hợp sẵn các tính năng nâng cao
Tổng đài thế hệ mới đã bao gồm các tính năng tiến tiến, giúp doanh nghiệp tùy chỉnh các bản ghi âm và chuyển tiếp cuộc gọi tới các phòng ban hoặc người phụ trách dựa trên nhu cầu kinh doanh cụ thể. Không chỉ vậy, nó còn có sẵn tính năng ghi âm và phân tích cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi… mà không cần trả thêm chi phí.
Hoạt động như một nền tảng giao tiếp tiên tiến tất cả trong một
Bằng cách tích hợp tổng đài VoIP, doanh nghiệp có thể dễ dàng hợp lý hóa mọi loại hình giao tiếp. Thay vì sử dụng các giải pháp gọi điện riêng biệt, bạn có thể quản lý toàn bộ quy trình giao tiếp trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống tổng đài IP- PBX cung cấp nhiều chức năng quản lý cuộc gọi như định tuyến cuộc gọi, xếp hàng cuộc gọi, sàng lọc cuộc gọi, thư thoại và nhiều chức năng khác để quản lý hiệu quả các cuộc gọi kinh doanh. Ngoài ra, còn có một số công cụ như hội nghị truyền hình và hội nghị truyền hình giúp đảm bảo sự hợp tác nhóm hiệu quả.
Giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp
Việc lựa chọn hệ thống tổng đài điện thoại phù hợp cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh hình ảnh thương hiệu và cho khách hàng biết rằng họ có thể dễ dàng liên lạc với họ, bất kể thời gian và địa điểm. Thay vì số điện thoại di động hoặc cố định cá nhân, bạn có thể sử dụng một số điện thoại doanh nghiệp duy nhất, thể hiện sự làm việc chuyên nghiệp.
Cho phép nhân viên kết nối từ mọi nơi
Với tổng đài VoIP không bị ràng buộc với một vị trí địa lý, nhân viên của doanh nghiệp có thể sử dụng điện thoại để bàn IP để liên lạc từ bất kỳ đâu qua internet. Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các địa lý khác nhau và phải làm việc từ xa, VoIP này có thể mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp và hoàn toàn miễn phí. Ngoài ra, hệ thống tổng đài IP này cho phép bạn mở rộng hoặc thu hẹp quy mô hệ thống điện thoại bất cứ lúc nào, tùy thuộc vào yêu cầu kinh doanh.
Tăng năng suất của nhân viên
Một hệ thống tổng đài được tích hợp nhiều tính năng tự động hóa như lơi chào tự động, ghi âm cuộc gọi, nhấp để gọi, v.v. giúp nâng cao năng suất của nhân viên. Người quản lý có thể truy cập vào các phân tích thời gian thực và báo cáo chi tiết về thời gian chờ, loại truy vấn, thời gian giải quyết truy vấn, thời gian giữ cuộc gọi và nhiều thông tin khác. Họ cũng có thể theo dõi hiệu suất của các tổng đài viên, xác định những nhân viên có hiệu suất tốt nhất và biết được những điểm cần cải thiện. Việc tiếp cận những thông tin này có thể giúp bạn cải thiện quy trình kinh doanh, lập kế hoạch nguồn lực tốt hơn và đánh giá các chiến lược tiếp thị trong tương lai.
Giúp mang lại trải nghiệm sử dụng xuất sắc
Khách hàng hiện đại mong đợi sự hỗ trợ đặc biệt và dễ dàng. Điều này có nghĩa là việc đầu tư vào hệ thống tông đài điện thoại cho các doanh nghiệp là vô cùng cần thiết vì nó giúp họ xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng. Hệ thống tổng đài PBX hiện đại cũng bao gồm các tính năng như chờ cuộc gọi, định tuyến cuộc gọi tối thiểu và nhiều tính năng khác cho phép các tổng đài viên giao tiếp hiệu quả với khách hàng và phản hồi các truy vấn của họ một cách nhanh chóng.
Thúc đẩy doanh số bán hàng
Đầu tư vào hệ thống tổng đài điện thoại PBX là giải pháp lý tưởng cho giao tiếp hai chiều. Mặc dù bạn đã biết rằng hệ thống này giúp nhân viên bán hàng trong tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn, nhưng nó cũng giúp khách hàng dễ dàng liên lạc với họ hơn. Nếu khách hàng muốn tìm hiểu thêm về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hoặc muốn mua hàng, chính họ hoặc người được khách hàng giới thiệu có thể liên hệ trực tiếp với nhân viên sales mà họ tin tưởng, cho phép doanh nghiệp thu hút thêm khách hàng tiềm năng, chuyển đổi khách hàng tiềm năng và cải thiện đáng kể doanh số.
5. Tư vấn, cung cấp thiết bị và dịch vụ lắp đặt tổng đài điện thoại
Với những tiến bộ của công nghệ, các phương thức giao tiếp truyền thống đã được thay thế bằng các phương thức hiện đại. Hệ thống tổng đài Analog hay hệ thống tổng đài IP là những giải pháp liên lạc có thể giúp doanh nghiệp phát triển, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực kinh doanh. Chúng cũng mang đến trải nghiệm khách hàng hiệu quả, đảm bảo tăng năng suất của nhân viên, từ đó tạo ra nhiều doanh thu hơn và cải thiện lợi tức đầu tư. Hãy liên hệ với chúng tôi để có được sự tư vấn tận tình về giải pháp thiết bị, và dịch vụ lắp đặt trọn gói cho hệ thống tổng đài điện thoại phù hợp với doanh nghiệp.