Tổng đài điện thoại IP/ VoIP cho khách sạn, resort

Ngày nay, quản lý và dịch vụ thông minh được ứng dụng rộng rãi trong hoạt động khách sạn. Hệ thống tổng đài điện thoại IP-VoIP phù hợp có thể tăng hiệu quả cộng tác giữa nhân viên trong khách sạn và khách hàng, từ đó cải thiện trải nghiệm dịch vụ.

Tổng đài điện thoại công nghệ VoIP giúp các ngành khách sạn, khu nghỉ dưỡng hợp lý hóa hoạt động và nâng cao sự hài lòng của khách hàng mà không làm tăng chi phí. Chẳng hạn như một chuỗi khách sạn quản lý hàng nghìn tương tác của khách hàng mỗi ngày ở nhiều múi giờ và ngôn ngữ khác nhau. VoIP giúp việc này trở nên dễ dàng và tiết kiệm chi phí hơn, đóng vai trò quan trọng trong việc tăng doanh thu hoạt động của khách sạn và giảm chi phí vận hành.

Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP là gì?

Hệ thống VoIP cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại qua internet, thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Tổng đài IP-PBX và điện thoại IP-Phone là các thành phần cốt lõi của hệ thống VoIP, áp dụng công nghệ truyền thông IP tiên tiến để tích hợp truyền thông thoại vào mạng dữ liệu. Hệ thống điện thoại tiên tiến này cung cấp cho khách hàng các dịch vụ tuyệt vời như đàm thoại, thư thoại, hội nghị âm thanh, hội nghị truyền hình, v.v. Nó chuyển đổi giọng nói của người nói thành dữ liệu kỹ thuật số và gửi qua internet. Điều này làm cho nó linh hoạt hơn và rẻ hơn nhiều so với các hệ thống điện thoại truyền thống.

• Cuộc gọi qua internet: Không cần đường dây điện thoại vật lý. Chỉ cần kết nối internet để xử lý cuộc gọi từ mọi nơi, ngay cả trên điện thoại thông minh hoặc máy tính.
• Quản lý cuộc gọi dễ dàng: Quản lý nhiều đường dây điện thoại, máy lẻ và định tuyến cuộc gọi một cách dễ dàng.
• Các tính năng cuộc gọi nâng cao: Sử dụng các công cụ như menu tự động, chuyển tiếp cuộc gọi và thư thoại để cải thiện cách mà khách sạn quản lý các cuộc gọi đến.

Các lợi ích chính khi sử dụng VoIP:

• Linh hoạt và tiết kiệm chi phí: Không cần dây điện vật lý hoặc phần cứng đắt tiền.
• Khả năng mở rộng: Thêm hoặc bớt máy nhánh dễ dàng trên mạng dữ liệu hiện có mà không cần chạy thêm dây cáp điện.
• Tính linh hoạt: Nhân viên có thể thực hiện hoặc nhận cuộc gọi trên các máy điện thoại IP-Phone, thiết bị di động, ngay cả khi họ đang ở xa.
• Tính năng nâng cao: Định tuyến cuộc gọi tự động và chuyển tiếp cuộc gọi dễ dàng giúp nâng cao dịch vụ khách hàng.

Nên lưu ý gì khi chọn và lắp đặt tổng đài điện thoại IP-VoIP cho khách sạn?

Việc lựa chọn hệ thống điện thoại phù hợp với mỗi loại hình kinh doanh của khách sạn đòi hỏi phải đánh giá nhiều yếu tố, không chỉ riêng giá cả.

• Đánh giá nhu cầu thực tế: Liệt kê số lượng nhân viên, số lượng phòng nghỉ cần lắp đặt và các tính năng bắt buộc phải có so với các tính năng chỉ cần có. Hầu hết các khách sạn đều cần các dịch vụ cơ bản như gọi điện, thư thoại, định tuyến cuộc gọi cơ bản và các thiết bị tổng đài, điện thoại đáng tin cậy. Tránh trả tiền cho các tính năng nâng cao mà khách sạn sẽ không sử dụng.
• Đánh giá cơ sở hạ tầng mạng LAN và Internet: Chất lượng VoIP phụ thuộc hoàn toàn vào kết nối mạng LAN cho các cuộc gọi nội bộ trong văn phòng và chất lượng internet cho các cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh và cho khách hàng.
• Tính toán tổng chi phí sở hữu: Xem xét kỹ hơn mức giá mua toàn bộ hệ thống, bao gồm chi phí thiết bị phần cứng VoIP, chi phí cài đặt, các tính năng bổ sung cho mỗi người dùng và toàn bộ nhân viên, phòng nghỉ trong khách sạn.
• Hỗ trợ và hậu mãi sau bán hàng: bao gồm bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật.

Thiết bị cần có cho hệ thống tổng đài điện thoại IP khách sạn, resort

Người dùng giờ đây có lựa chọn dễ dàng hơn với công nghệ VoIP đã được tích hợp sẵn nhiều tính năng hiện đại có sẵn như lễ tân ảo, IVR, Ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi, dễ dàng mở rộng mạng điện thoại mà không cần nâng cấp phần cứng,… và không bị giới hạn khoảng cách cho các cuộc đàm thoại nội bộ miễn phí.

• Gọi nội bộ miễn phí không bị giới hạn về địa lý.
• Cước phí gọi ra ngoại mạng rẻ.
• Năng lực xử lý cuộc gọi cao, nhiều cuộc gọi đồng thời.
• Chất lượng âm thanh cao.
• Hỗ trợ đa nhiệm, đa dạng thiết bị đầu cuối VoIP và phần mềm VoIP Softphone.
• Tận dụng được hạ tầng mạng LAN/WAN/Internet có sẵn.
• Dễ lắp đặt, nâng cấp.

2.1. Tổng đài điện thoại IP-PBX

• UC200-15: đáp ứng tối đa 60 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-330: đáp ứng tối đa 30 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-1100: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/50 cuộc gọi đồng thời, hỗ trợ trung kế Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 400h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-1102: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/50 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 400h, đàm thoại hội nghị, ….
• UC200-30: đáp ứng tối đa 120 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-2200: đáp ứng tối đa 200 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• UC200-60: đáp ứng tối đa 300 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….

2.2 Điện thoại để bàn VoIP phổ thông cho văn phòng

• Điện thoại bàn Wi-Fi có tính năng cơ bản: Atcom D2SW, A20W, A20WAC.
• Điện thoại bàn cáp Ethernet tính năng cơ bản: Atcom D20, D21 (Poe), D32, D33 (PoE), A11 (PoE), A21 (PoE).
• Điện thoại bàn cao cấp cho lễ tân, quản lý: Atcom A48WAC, Atcom A68WAC.

2.3 Điện thoại để bàn VoIP WIFI cầm tay di động

Điện thoại IP Wi-Fi cầm tay Synway SWP-P02W hỗ trợ 2 tài khoản SIP, chuyển vùng nhanh Wi-Fi băng tần kép 2,4 GHz & 5 GHz và pin dung lượng cao giúp người dùng cơ động trong đàm thoại. Người dùng có thể thưởng thức các cuộc gọi thoại HD và các tính năng cuộc gọi phong phú ngay cả khi họ đang đi dạo quanh các khu vực văn phòng.

Điện thoại Wi-Fi không dây Synway SWP-P02W trang bị màn hình LCD màu 2,4 inch, không chỉ mang lại hình ảnh rõ nét, hiển thị thông tin cuộc gọi đầy đủ cho người dùng, mà còn cho phép truy cập nhanh vào danh bạ và các tính năng tiện dụng. Điện thoại cầm tay Wi-Fi Synway SWP-P02W được trang bị nhiều tính năng tiên tiến giúp tối đa hóa trải nghiệm giao tiếp cũng như năng suất  làm việc trong văn phòng doanh nghiệp.

2.4 Điện thoại VoIP để bàn chuyên dùng cho khách sạn

Điện thoại VoIP để bàn Synway SWP-H01M cung cấp âm thanh HD, loa ngoài công suất lớn cùng các phím bấm tắt chuyên dùng có thể lập trình để gọi tới lễ tân, bảo vệ, dịch vụ. Là dòng điện thoại VoIP cao cấp kiểu để bàn chuyên dùng cho khách sạn, điện thoại IP khách sạn Synway SWP-H01M dễ dàng lắp trong các phòng và các khu vực công cộng trong khách sạn, tăng trải nghiệm sử dụng dịch vụ.

2.5 Điện thoại VoIP treo tường

Điện thoại treo tường là thiết bị cần thiết trong khách sạn vì thiết kế tiết kiệm không gian, tăng cường an ninh, cải thiện giao tiếp và an toàn cho khách. Việc gắn điện thoại trên tường giúp tiết kiệm không gian bàn làm việc, cung cấp điểm liên lạc cố định và an toàn cho khách, đồng thời giúp họ dễ dàng gọi hỗ trợ trong các trường hợp khẩn cấp, chẳng hạn như từ phòng tắm.

3. Vì sao cần hệ thống tổng đài điện thoại PABX và IP/ VoIP cho khách sạn, resort

Nhân viên và khách hàng mong đợi các dịch vụ liên lạc hiệu quả và đơn giản, và các hệ thống tổng đài điện thoại đang đáp ứng thách thức này với chi phí thấp hơn. Hầu hết các khách sạn đều có ít nhất một tổng đài IP xử lý cuộc gọi và các điện thoại để bàn/treo tường, tạo điều kiện thuận lợi cho các tính năng phổ biến như thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi và liên lạc nội bộ.

Đối với các khách sạn lớn, hệ thống tổng đài IP-PBX quản lý hàng nghìn hoạt động điện thoại trong toàn bộ khách sạn mỗi ngày, và hệ thống tổng đài cần có năng lực và các tính năng tương ứng để xử lý số lượng giao dịch đó. Do vậy hệ thống tổng đài điện thoại PBX rất quan trọng đối với hoạt động hàng ngày của các khách sạn, resort. Khách của khách sạn ngày nay mong đợi một loạt các dịch vụ liên lạc ngày càng tăng để đáp ứng thách thức cạnh tranh bằng công nghệ tốt nhất có thể.

• Tiết kiệm chi phí đáng kể: Các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cuộc gọi hàng tháng và giảm chi phí bảo trì, giảm gánh nặng CNTT và loại bỏ nhu cầu sử dụng đường dây điện thoại riêng biệt.
• Tính linh hoạt vượt trội: Nhân viên có thể thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại công việc từ bất cứ đâu bằng điện thoại để bàn IP-Phone, Softfone qua ứng dụng máy tính để bàn hoặc trên điện thoại thông minh. Tính linh hoạt này đã trở nên thiết yếu đối với các mô hình làm việc từ xa và kết hợp. Tính linh hoạt cũng bao gồm khả năng chuyển tiếp cuộc gọi tự động định tuyến đến các thiết bị di động, đảm bảo nhân viên không bao giờ bỏ lỡ các cuộc gọi quan trọng bất kể ở đâu.
• Nâng cao tiêu chuẩn: Các tính năng đắt tiền cần phải mua phần cứng trên hệ thống điện thoại cũ giờ đây được tích hợp sẵn trong các tổng đài điện thoại VoIP dành cho khách sạn. Chẳng hạn như tổng đài tự động, đợi cuộc gọi, chuyển thư thoại sang email, ghi âm cuộc gọi, phân tích thời gian thực và hội nghị truyền hình được.
• Khả năng mở rộng dễ dàng: Việc thêm điện thoại VoIP mới chỉ mất vài phút thông qua cổng thông tin web thay vì phải đến gặp kỹ thuật viên và lắp đặt thiết bị. Khả năng mở rộng này mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp đang phát triển giúp tiết kiệm chi phí hơn mà không phải mua phần cứng bổ sung.
• Tính liên tục trong kinh doanh: Hệ thống điện thoại hoạt động trên nền tảng Internet, người dùng có thể thực hiện các cuộc đàm thoại bất kỳ ở đâu, giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ một cơ hội kinh doanh nào, một khả năng mà các hệ thống điện thoại truyền thống không thể sánh kịp.

4. Ưu thế của hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ công nghệ mới IP/VoIP so với PABX

Khi lựa chọn công nghệ VoIP cho hệ thống tổng đài điện thoại của bất kỳ doanh nghiệp nào, bao gồm cả khách sạn thì người dùng quan tâm chính tới việc giảm chi phí cho mỗi cuộc gọi và số tiền đầu tư cho cả một hệ thống thiết bị.

Công nghệ VoIP miễn phí các cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh khác địa lý qua đường Internet. Do đó, các khoản chi phí phải trả cho các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông sẽ thấp hơn so với các khoản chi phí khi sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống. Việc đầu tư một hệ thống thiết bị VoIP hiện nay đã rẻ đi rất nhiều và dễ dàng hơn với các doanh nghiệp với ngân sách đầu tư hạn chế.

4.1 Tiết kiệm chi phí cước gọi hàng tháng

Với một doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhà máy sản xuất nằm rải rác ở nhiều khu vực địa lý khác nhau trong một nước hoặc nhiều nước trên thế giới, chi phí liên lạc nội bộ của công nghệ tổng đài điện thoại PSTN/Analog chiếm chi phí khá lớn. Những khoản phí này được tính phải trả cước phí ngoại mạng cho các nhà cung cấp dịch vụ cho các cuộc gọi nội mạng trong doanh nghiệp.

Với công nghệ VoIP, âm thanh giọng nói được truyền trên Internet qua hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ, do vậy hoàn toàn miễn phí trong các cuộc đàm thoại nội bộ.

4.2 Tiết kiệm chi phí đầu tư mới và dễ dàng mở rộng

Đầu tư mới một hệ thống liên lạc Analog không những tốn kém, mà còn rất rắc rối khi lắp đặt, cấu hình để cho chúng hoạt động do cần chuyên môn cao về kỹ thuật để lắp đặt, cấu hình. Ngoài ra, việc mở rộng thêm các tính năng, nâng cấp hệ thống cũng phức tạp do tổng đài PABX và điện thoại bàn Analog cơ bản được sản xuất dựa trên phần cứng. Với mỗi phần mở rộng hoặc nâng cấp, các khách sạn phải trả tiền cho các thiết bị phần cứng này, và trả tiền thêm cho kỹ thuật viên đã tích hợp, cài đặt để hệ thống có thể hoạt động. Điều này làm tăng đáng kể chi phí vận hành, bảo dưỡng hệ thống.

Hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP cơ bản là các phần mềm hoạt động trên nền tảng phần cứng, chúng cũng được trang bị sẵn các tính năng mà doanh nghiệp cần như lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại nghị, … do vậy doanh nghiệp không cần lo lắng tới việc mở rộng các tính năng này. Thêm nữa, việc mở rộng thêm máy cũng dễ dàng và không tốn chi phí khi chỉ cần mua thêm máy điện thoại và khai báo trên phần mềm.

4.3 Tăng cường tính di động

Nhiều nhân viên trong khách sạn không ở chỗ ngồi cố định thường xuyên, do vậy điện thoại VoIP Wifi cầm tay hoặc phần mềm VoIP cài trên Smartphone cho phép họ phá vỡ những hạn chế của hệ thống điện thoại cố định truyền thống.

Nhân viên khách sạn có thể tự do di chuyển trong khách sạn, làm việc tại một nơi khác hoặc làm việc tại nhà mà không cần phải bận tâm đến cước phí ngoại mạng. Đây là một lợi thế lớn cho các doanh nghiệp cần phải di chuyển thường xuyên để tận dụng các cơ hội kinh doanh mới.

4.4 Hiển thị ID người gọi

Điện thoại VoIP sử dụng Internet để thực hiện hoặc nhận cuộc gọi với khả năng xác định người gọi là thông qua ID người gọi của điện thoại. Điều này giúp khách sạn có thể dễ dàng xem thông tin khách hàng, chẳng hạn như địa chỉ liên hệ và các chi tiết quan trọng khác của khách hàng, giúp quản lý kinh doanh hiệu quả hơn.

Tính năng này cũng giúp nhân viên lưu giữ số điện thoại contact, có thể lưu giữ và tra cứu được dữ liệu về khách hàng trong tương lai.

4.5 Ghi âm cuộc gọi

Tổng đài IP/VoIP đã tích hợp sẵn tính năng ghi âm cuộc gọi vào bộ nhớ trong, người quản lý có thể kiểm tra lại đoạn ghi âm bất kỳ lúc nào để có thể điều chỉnh, nâng cao chất lượng phục vụ của nhân viên.

4.6 Lễ tân ảo

Khách sạn có thể chuyển bản ghi âm sẵn vào bộ nhớ trong của tổng đài IP để hệ thống hoạt động tự động với lời chào trân trọng và hướng dẫn chi tiết cho khách hàng cách thức kết nối tới phòng dịch vụ (lễ tân, đặt món ăn, giặc là,…) cần gặp. Ngay cả khi nhân viên lễ tân hoặc nhân viên phục vụ không có mặt tại vị trí làm việc, khách hàng có thể tự thực hiện kết nối tới nhân viên cần gặp theo cách mà họ muốn.

5. Các câu hỏi thường gặp khi mua tổng đài điện thoại IP-VoIP cho khách sạn

Làm thế nào để thiết lập VoIP?

Đánh giá băng thông mạng LAN và Internet và nâng cấp nếu cần

• Chọn thiết bị VoIP phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, như số lượng, tính năng.
• Thuê sô thuê bao từ bưu điện nếu có nhu cầu gọi điện ra ngoài.
• Lắp đặt thiết bị, cấu hình tài khoản người dùng và quy tắc định tuyến cuộc gọi.
• Cài đặt các quy tắc gọi điện cho hệ thống.

Hầu hết các thiết lập mất chừng nửa ngày cho tới 1-2 ngày tùy quy mô. Chúng tôi xử lý toàn bộ quy trình cài đặt, bao gồm đánh giá mạng, cấu hình tối ưu và đào tạo sử dụng để đảm bảo triển khai suôn sẻ.

VoIP có tiết kiệm chi phí mua và sử dụng không?

VoIP sẽ tiết kiệm được chi phí lớn so với hệ thống điện thoại truyền thống, đồng thời sở hữu các tính năng như ứng dụng di động, hội nghị truyền hình, phân tích cuộc gọi, vốn có giá thành cao khi bổ sung ở hệ thống điện thoại thông thường. Tính linh hoạt của VoIP hỗ trợ làm việc từ xa, dễ dàng mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển và loại bỏ việc bảo trì phần cứng.

VoIP có đáng để các khách sạn lựa chọn không?

Thành công với VoIP đã trở thành xu hướng mới cho doanh nghiệp, bao gồm các khách sạn và resort khi lựa chọn tổng đài điện thoại phù hợp với đa dạng mô hình kinh doanh. Hàng ngàn doanh nghiệp đưa ra những quyết định lựa chọn và triển khai các giải pháp VoIP giúp giảm chi phí liên quan đồng thời cải thiện khả năng giao tiếp.

Bạn đã sẵn sàng tính toán chính xác chi phí VoIP cho khách sạn của mình chưa? Hãy liên hệ với bộ phận bán hàng để được tư vấn miễn phí và báo giá tùy chỉnh dựa trên yêu cầu cụ thể . Chúng tôi sẽ đánh giá tình trạng hiện tại và đề xuất các giải pháp VoIP tối ưu và xử lý toàn bộ quá trình triển khai, bao gồm cấu hình mạng, cài đặt số điện thoại nội bộ, tư vấn số điện thoại bưu điện để việc triển khai VoIP thành công.