Tổng đài IP giúp quản trị viên trong doanh nghiệp duy trì quyền kiểm soát việc truyền thông, nhưng bằng cách sử dụng kết nối internet. Tổng đài IP dựa trên yếu tố chính để hoạt động:

Giao thức khởi tạo phiên (SIP) cho phép khả năng tương tác giữa các thiết bị VoIP hoặc điện thoại IP-Phone khác nhau. SIP khởi tạo, duy trì và kết thúc mọi cuộc gọi điện thoại qua tổng đài IP.

Sau khi kết nối được thực hiện qua SIP, tín hiệu thoại Analog được chuyển đổi thành các gói tin kỹ thuật số. Các gói tin này được truyền qua internet và đến tổng đài kỹ thuật số, nơi kết nối với máy chủ VoIP.

Tiếp theo, cuộc gọi được chuyển hướng đến đường dây mạng điện thoại công cộng truyền thống hoặc đường dây điện thoại VoIP.

Tổng đài IP sử dụng VoIP để truyền tải thông tin thoại qua internet bằng cách chuyển đổi giọng nói thành các gói tin kỹ thuật số và ngược lại. Tất cả quá trình này diễn ra gần như ngay lập tức, cho phép giao tiếp theo thời gian thực.

Tính năng và lợi ích của tổng đài IP

Các tính năng chính của tổng đài IP

• Định tuyến và chuyển tiếp cuộc gọi nâng cao: doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát cách định tuyến cuộc gọi đến các máy nhánh trong và ngoài giờ làm việc. Cuộc gọi có thể được chuyển tiếp và định tuyến theo tính khả dụng, kỹ năng hoặc một hệ thống phân cấp được thiết lập sẵn.
• Cuộc gọi quốc tế/đường dài rẻ hơn: Thực hiện cuộc gọi qua internet đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không phải trả mức giá do các nhà mạng khu vực quy định. Tổng đài IP-PBX có thể tạo ra sự khác biệt lớn về chi phí, đặc biệt nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoạt động trên phạm vi toàn cầu.
• Tùy chọn hàng đợi và giữ cuộc gọi: Dễ dàng thiết lập nhạc, bản ghi âm hoặc tin nhắn cụ thể để phát trong khi người gọi chờ nhân viên tiếp theo.
• Hội nghị âm thanh và truyền hình: Nhiều người dùng (và người gọi bên ngoài) có thể tham gia cuộc gọi cùng lúc, giúp dễ dàng cộng tác và thảo luận nhóm giữa các văn phòng hoặc với khách hàng.
• Ghi âm cuộc gọi: quản trị viên có thể cài đặt ghi âm cuộc gọi để phân tích sau này nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Lễ tân ảo: với tính năng IVR, quản trị viên có thể cài đặt lời chào tự động, và đặt chuyển tiếp tương ứng để khách hàng tương tác trực tiếp với người hoặc phòng ban cần gặp.

Lợi ích của tổng đài IP PBX

• Hiệu quả chi phí: Các cuộc gọi đường dài rẻ hơn và các cuộc gọi nội bộ giữa các văn phòng miễn phí.
• Chất lượng cuộc gọi được cải thiện: Sử dụng kết nối internet cho phép âm thanh HD trong khi gọi.
• Mức độ kiểm soát cao: Nhân viên IT sẽ có toàn quyền kiểm soát mạng bao gồm cả bảo mật.
• Đón đầu xu hướng: Việc chuyển sang mạng dựa trên IP đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể duy trì liên lạc mà không gặp sự cố khi nhà mạng dần ngừng các dịch vụ PSTN.

Sự khác nhau giữa tổng đài IP PBX và VoIP

Giải pháp VoIP

Hệ thống tổng đài IP PBX