Tổng đài IP thông minh đã được triển khai rộng rãi trên quy mô doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của công nghệ và việc giảm chi phí, các thiết bị tổng đài IP kỹ thuật số ngày càng trở nên phổ biến. Bằng cách truyền tải cuộc gọi qua điện thoại bằng giao thức Internet, tổng đài IP-PBX phù hợp với mọi lĩnh vực kinh doanh bao gồm văn phòng công ty, khách sạn, nhà máy, trường học, bệnh viện, giao thông vận tải, tổ chức,… cho phép nhân viên liên lạc nội bộ và với khách hàng bằng VoIP.
Contents
Tổng đài IP cho giải pháp giao tiếp liền mạch và linh hoạt
Giải pháp truyền thông doanh nghiệp với thiết bị IP-PBX làm cốt lõi, hiện thực hóa sự tích hợp hoàn hảo giữa công nghệ analog truyền thống và công nghệ IP, cung cấp các chức năng chuyển mạch đa dịch vụ như dữ liệu, ngôn ngữ và video.
Bên cạnh các tính năng PBX truyền thống, hệ thống tổng đài IP còn có thể cung cấp mạng phân tán dựa trên IP, văn phòng di động, cuộc gọi âm thanh và video, truyền thông hợp nhất, nhắn tin hợp nhất và các dịch vụ khác để nâng cao hiệu quả truyền thông doanh nghiệp, giảm chi phí truyền thông và tăng cường năng lực cạnh tranh cốt lõi của doanh nghiệp.
Tổng đài IP thường dùng cho văn phòng công ty
- UC200-15: đáp ứng tối đa 60 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- UC200-30: đáp ứng tối đa 120 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- UC200-45: đáp ứng tối đa 220 máy nhánh/45 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- UC200-60: đáp ứng tối đa 300 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
Các tiêu chí quan trọng khi chọn tổng đài IP cho văn phòng công ty
Ngày càng nhiều công ty đang chuyển sang sử dụng hệ thống tổng đài PBX dựa trên IP vì chúng mang lại tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Trên thực tế, một số báo cáo cho thấy số lượng tổng đài IP được triển khai đã vượt qua số lượng hệ thống PBX truyền thống. Tuy nhiên, việc lựa chọn một hệ thống PBX phù hợp với công ty của bạn có thể khá phức tạp.
Có rất nhiều tổng đài IP có trên thị trường, và việc lựa chọn sai có thể dẫn đến việc tốn kém chi phí và không mang lại được hiệu quả như mong muốn. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng nhất cần xem xét khi mua tổng đài PBX-IP.
Kết nối với trung kế bưu diện PSTN truyền thống
Điều đầu tiên bạn nên xem xét khi mua tổng đài IP là liệu tổng đài IP bạn định mua có khả năng kết nối được với trung kế bưu điện PSTN truyền thống hay không. Đây là một yếu tố quan trọng ngay cả khi bạn đầu tư một hệ thống tổng đài điện thoại VoIP hoàn toàn mới đang lên kế hoạch thay thế tổng đài PBX truyền thống hiện có, do đường dây bưu điện CO-Line rất phổ biến và đơn giản để triển khai hơn, thậm chí cả với doanh nghiệp có kiến thức về IT tối thiểu.
Trong trường hợp nâng cấp, nếu bạn ngắt kết nối tổng đài PBX hiện có và sau đó bắt đầu thiết lập tổng đài IP, công ty sẽ không có dịch vụ điện thoại cho đến khi tổng đài mới được đưa vào hoạt động và cấu hình. Bằng cách thêm tổng đài IP mới có giao diện FXO để kết nối với đường dây PSTN hiện có, và doanh nghiệp có thể dần dần chuyển mọi thứ sang hệ thống mới theo khu vực một cách liền mạch.
Tính năng
Một hệ thống PBX hiện đại không chỉ đơn thuần là công cụ thực hiện và nhận cuộc gọi. Nó là một cỗ máy tăng năng suất. Khi đánh giá một hệ thống điện thoại PBX mới, hãy đảm bảo nó bao gồm các tính năng thiết yếu này để giữ cho doanh nghiệp của bạn cạnh tranh.
- Tổng đài tự động & IVR: Tổng đài tự động cung cấp lời chào và menu chuyên nghiệp (“Nhấn phím 1 để liên hệ bộ phận bán hàng, Nhấn phím 2 để liên hệ bộ phận hỗ trợ”), trong khi Hệ thống phản hồi giọng nói tương tác (IVR) cho phép tương tác khách hàng tự động và phức tạp hơn.
- Truyền thông Hợp nhất (UC): Đây là sự tích hợp tất cả các kênh liên lạc của bạn. Hãy tìm một giải pháp kết hợp thoại, hội nghị video, nhắn tin tức thời.
- Tính Di động & Phần mềm điện thoại: Số máy lẻ của doanh nghiệp bạn không nên bị giới hạn ở bàn làm việc. Các ứng dụng phần mềm điện thoại dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động cho phép nhóm của bạn thực hiện và nhận cuộc gọi kinh doanh từ bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào.
- Ghi âm cuộc gọi và báo cáo nâng cao: Ghi âm cuộc gọi để đảm bảo chất lượng, đào tạo và tuân thủ quy định. Phân tích chi tiết cung cấp thông tin về số lượng cuộc gọi, thời gian chờ và hiệu suất của nhân viên, giúp bạn tối ưu hóa hoạt động.
- Chuyển thư thoại sang email: Tăng hiệu quả bằng cách tự động chuyển đổi tin nhắn thư thoại thành văn bản và gửi đến hộp thư email của bạn dưới dạng tệp âm thanh và văn bản, cho phép xem xét và phản hồi nhanh chóng.
Độ tin cậy
Yếu tố quan trọng nhất khi mua tổng đài PBX là độ tin cậy, bạn có thể dựa vào thương hiệu nổi tiếng của tổng đài IP và uy tín của đơn vị lắp đặt trước khi đưa ra quyết định lựa chọn.
Hỗ trợ kỹ thuật
Trong quá trình tư vấn, hoặc thậm chí sau khi hệ thống tổng đài IP PBX của bạn được thiết lập và hoạt động, có lẽ bạn sẽ không cần nhiều hỗ trợ. Nhưng hệ thống tổng đài IP- PBX là một thành phần quan trọng trong cơ sở hạ tầng của công ty, vì vậy bạn cần đảm bảo rằng dịch vụ hỗ trợ chất lượng cao luôn sẵn sàng bất cứ khi nào bạn cần.
Bạn cũng nên đảm bảo rằng những người làm việc tại đường dây hỗ trợ làm việc hiệu quả và dễ hiểu để giúp việc thiết lập mới, hoặc khắc phục sự cố nhanh hơn.
Lợi ích của hệ thống tổng đài IP cho văn phòng công ty
Hệ thống tổng đài VoIP có thể cung cấp cho bạn độ tin cậy và các tính năng cần thiết để việc liên lạc nội bộ và cho khách hàng suôn sẻ. Dưới đây là một số lợi ích của hệ thống tổng đài VoIP doanh nghiệp:
- Cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách cung cấp các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi và chờ cuộc gọi.
- Tăng năng suất làm việc của nhân viên bằng cách cung cấp các tính năng như gọi hội nghị và thư thoại.
- Tiết kiệm chi phí liên lạc kinh doanh bằng cách cung cấp các tính năng như VoIP (Thoại qua IP).
- Thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng của bạn.
- Giúp mở rộng dễ dàng mà không cần mua thêm phần cứng bổ sung.
- Ghi âm cuộc gọi: Phân tích chi tiết cung cấp thông tin về số lượng cuộc gọi, thời gian chờ và hiệu suất của nhân viên, giúp bạn tối ưu hóa hoạt động.