Trong những năm gần đây, số lượng vị trí làm việc từ xa và các cuộc họp nhóm hỗn hợp tại chỗ – từ xa tăng lên mạnh mẽ. Để đáp ứng nhu cầu này và tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp, bạn sẽ cần cân nhắc đầu tư thiết bị nghe nhìn tiên tiến cho phòng họp để mang lại trải nghiệm kết hợp đích thực cho người dùng.
Nếu doanh nghiệp quan tâm đến việc tạo ra một không gian làm việc kết hợp cho khách hàng và nhân viên, bạn sẽ cần chuẩn bị một phòng họp phù hợp. Vậy, hãy cùng tìm hiểu những thiết bị tốt nhất, cách thiết lập tối ưu và lợi ích của việc sử dụng công nghệ nghe nhìn (AV) phòng họp hàng đầu. Sau đây là tóm tắt nhanh:
- Một phòng họp âm thanh hiện đại cần các thiết bị âm thanh chất lượng cao, chẳng hạn như micro, loa và thiết bị điều khiển trung tâm chuyên nghiệp để truyền tải và trao đổi thông tin hiệu quả.
- Không gian họp hội nghị trực tuyến kết hợp giữa Camera hội nghị và hệ thống âm thanh chuyên nghiệp, bao gồm tại chỗ và cho những người ở xa trực tuyến qua mạng Internet.
Contents
Tại sao thiết bị họp A.V lại thiết yếu cho các cuộc họp kết hợp
Nếu bạn đã từng tham gia một cuộc họp kết hợp, rất có thể bạn đã từng trải nghiệm ít nhất một cuộc họp với hệ thống thiết bị AV phòng họp kém chất lượng. Giữa âm thanh không rõ ràng và hình ảnh kém chất lượng tạo ra giao tiếp hạn chế, người tham dự có thể có cảm giác bối rối về tiếp nhận, trao đổi thông tin và mục tiêu của cuộc họp.
Khi làm việc với khách hàng từ xa, thiết bị A.V kém chất lượng có thể khiến công ty mất đi những cơ hội kinh doanh. Bởi nếu khách hàng không thể nghe rõ hoặc nhìn thấy phần nội dung trình bay, các thành viên trong cuộc họp, họ có thể hiểu sai nội dung thảo luận.
Với sự phát triển của công nghệ AV công nghệ cao, nhiều công ty đã đầu tư thiết bị họp chuyên nghiệp cho văn phòng. Dưới đây là những gợi ý về thiết bị âm thanh, Camera hội nghị và các thiết bị hiển thị, hỗ trợ cần cân nhắc trang bị cho phòng họp hiện đại.
Thiết bị phòng họp AV tốt nhất cho không gian phòng họp
Dưới đây là những gì bạn cần để thiết lập phòng họp tốt nhất cho phòng họp tại văn phòng và nhân viên làm việc từ xa:
Hệ thống âm thanh phòng họp
Một hệ thống âm thanh hiện đại kết hợp tất cả các thiết bị âm thanh như Mirco, Loa và phụ kiện thiết yếu để tạo nên trải nghiệm phòng họp kết hợp hoàn hảo. Nhân viên trực tiếp cần có khả năng nghe và nói rõ ràng tại chỗ và trên nhiều nền tảng họp trực tuyến khác nhau với nhân viên hoặc khách hàng từ xa, nếu không, mọi khoản đầu tư của công ty vào thiết bị A.V đều trở nên vô ích.
Một hệ thống âm thanh tốt sẽ lọc bỏ mọi tiếng ồn xung quanh và cho phép điều chỉnh cài đặt.
Tuy nhiên, hệ thống âm thanh có thể khá phức tạp. Điều quan trọng là phải có một kỹ thuật viên lành nghề kiểm tra tình trạng hệ thống thường xuyên để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động tốt, mang lại trải nghiệm họp trực tuyến chất lượng cao.
Micro phòng họp
Phòng họp cần micro công nghệ cao để mang lại trải nghiệm họp tối ưu. Một micro chất lượng cao sẽ thu được mọi giọng nói trong phòng họp, điều này cho phép toàn bộ nhân viên, bao gồm tại chỗ và từ xa có thể lắng nghe đồng nghiệp trực tiếp và ghi nhận những gì được nói.
Điều quan trọng cần lưu ý nữa là micro chỉ hoạt động hiệu quả khi phòng họp có hệ thống loa tốt. Nếu hệ thống loa thiếu công suất hoặc phân bố không đồng đều, người tham gia trực tiếp có thể gặp khó khăn khi nghe nhân viên làm việc từ xa phát biểu.
Loa phòng họp
Phân phối âm thanh có thể tạo nên sự khác biệt giữa trải nghiệm phòng họp tuyệt vời và tệ hại. Mọi thứ, từ loại loa, vị trí đặt loa đến cách xử lý âm thanh, đều đóng vai trò quyết định cách âm thanh truyền đi trong không gian phòng họp. Trong khi 1 cặp loa treo tường hoặc loa để bàn có thể hoàn toàn phù hợp với phòng họp nhỏ, thì nhiều loa được bố trí lắp âm trần, hệ thống loa treo tường có thể phù hợp hơn với không gian rộng lớn cho các cuộc họp nhóm đông người.
Sử dụng nhiều loa phòng họp trong một phòng lớn để phân phối âm thanh đồng đều đến tất cả người tham gia. Lưu ý rằng nhiều loa không có nghĩa là nhiều công nghệ hơn khiến bạn mất tập trung vào những điều quan trọng. Việc sử dụng nhiều loa hơn tạo ra âm thanh cân bằng trên một diện tích lớn hơn, dẫn đến tổng công suất thấp hơn vì tất cả các loa đều ở gần người dùng.
Với âm thanh được phân phối đồng đều, người tham gia họp tại chỗ có thể tránh được việc phải ngồi ở nhiều vị trí khác nhau trong phòng họp, đảm bảo mọi người đều có thể nghe rõ mọi thứ bất kể họ ở đâu.
Camera hội nghị
Với công nghệ tiên tiến ngày nay, nhân viên làm việc từ xa có thể nhìn thấy ai đang nói chuyện theo thời gian thực, nhờ camera hội nghị có thể phóng to hình ảnh người đang nói.
Một trong những sai lầm lớn nhất mà một công ty có thể mắc phải là đánh giá thấp nhu cầu về camera chất lượng cao cho phòng họp kết hợp. Hình ảnh đẹp mắt từ Camera hội nghị có độ phân giải cao 4K sẽ giúp người tham dự hiểu rõ kế hoạch kinh doanh và chăm chú lắng nghe diễn giả.
Hãy cân nhắc đầu tư cho phòng họp Camera hội nghị chất lượng cao để đảm bảo nhân viên và khách hàng có thể nhìn thấy rõ ràng. Mặc dù chi phí này khá cao, nhưng đây là giải pháp tốt nhất nếu bạn muốn có một phòng họp kết hợp hiệu quả.
Internet không dây (WiFi) với cáp Ethernet dự phòng
Trước hết, công ty cần một đường kết nối internet ổn định để tránh bị gián đoạn trong các cuộc họp kinh doanh quan trọng. Mạng kém sẽ thường xuyên bị ngắt kết nối và sự cố kết nối, điều này sẽ gây ảnh hưởng không tốt trong việc truyền tải thông tin giữa các nhân viên, cũng như hình ảnh và trao đổi thông tin với khách hàng.
Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ cần một phương án cáp Ethernet dự phòng cho kết nối nhanh và ổn định hơn so với WiFi, vì vậy việc có kết nối Ethernet trong phòng họp AV là rất cần thiết. Nếu các cuộc họp trực tuyến có sự cố về chất lượng âm thanh và hình ảnh, việc sử dụng cáp Ethernet có thể giúp ổn định kết nối.
Thiết bị hiển thị
Bạn có mạng WiFi và đường dây mạng tuyệt vời, hệ thống âm thanh gồm micro và loa chất lượng cao và Camera hội nghị độ phân giải cao 4K. Doanh nghiệp cũng sẽ cần đầu tư vào màn hình TV lớn hoặc máy chiếu để việc trình diễn dễ dàng hơn, nhân viên tại chỗ và từ xa có theo dõi thông tin và nhìn thấy nhau.
Thiết bị AV này rất quan trọng đối với phòng họp kết hợp. Các phòng họp không kết hợp có thể sử dụng bảng trắng, nhưng những công cụ cộng tác này không phải lúc nào cũng hiển thị khi một số người tham dự họp trực tuyến.
Thiết lập tối ưu cho hệ thống thiết bị âm thanh hình ảnh AV cho phòng họp hiện đại
Vị trí đặt Camera họp trực tuyến phù hợp
Một camera họp trực tuyến chất lượng tốt sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu không được bố trí hợp lý. Điều quan trọng là camera được đặt ở vị trí cho phép người tham dự cuộc họp từ xa có thể nhìn thấy (và phóng to) tất cả nhân viên trong phòng họp.
Khi kết hợp hai thiết bị Camera hội nghị truyền hình và màn hình TV hiển thị sẽ tăng thêm sự tiện lợi cho các cuộc họp.
Các thiết bị micro, loa hội nghị được bố trí hợp lý
Lý tưởng nhất là bố trí đủ Micro chủ tọa, Micro đại biểu và hệ thống loa đầy đủ và phân phối đều âm thanh. Điều này cho phép tất cả người phát biểu có thể dễ dàng phát biểu và nghe thông tin rõ ràng.
Dây cáp được sắp xếp gọn gàng
Với tất cả các thiết bị nghe nhìn công nghệ cao dành cho phòng họp, số lượng dây cáp kết nối có thể rất nhiều. Điều này cần bố trí cáp và chạy dây một cách khoa học và đảm bảo thẩm bị để tránh gây hỏng hóc hệ thống A.V, cũng như gây mất mỹ quan cho phòng họp.
Thiết bị nghe nhìn chất lượng cao cho phòng họp giúp cải thiện môi trường làm việc kết hợp như thế nào
Nếu doanh nghiệp có phòng họp hiện đại đáp ứng cả nhu cầu họp tại chỗ và từ xa, bạn sẽ biết thiết bị nghe nhìn chất lượng kém có thể ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm người dùng như thế nào. Đầu tư vào thiết bị nghe nhìn mới nhất và thiết lập phòng họp tối ưu sẽ giúp cải thiện khả năng cộng tác từ xa:
Giao tiếp hiệu quả
Thiết bị nghe nhìn hàng đầu cho không gian họp cho phép nhân viên tại văn phòng và từ xa giao tiếp hiệu quả và đạt được mục tiêu công việc, ngay cả khi họ làm việc ở các địa điểm khác nhau. Hệ thống âm thanh hình ảnh như Micro hội nghị, loa hội nghị và Camera hội nghị công nghệ cao giúp kết nối nhân viên làm việc trực tiếp và làm việc từ xa trong các cuộc họp.
Trải nghiệm họp hiện đại, gắn kết đội ngũ
Nếu không có thiết lập phù hợp cho phòng họp tại chỗ và từ xa để nâng cao giao tiếp và hợp tác cởi mở, các nhóm làm việc kết hợp có thể trở nên rời rạc và khó thống nhất mục tiêu.
Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp cần có thiết bị âm thanh chất lượng cao và sử dụng nền tảng hội nghị truyền hình vượt trội. Những công cụ này mang đến một không gian hội nghị sáng tạo, gần như mang lại cảm giác nhân viên làm việc từ xa và trực tiếp đang ở cùng nhau.