Tổng đài điện thoại IP, giải pháp nghe gọi VoIP giá rẻ mạng IP/Internet

Tổng đài điện thoại là một hệ thống mạng điện thoại riêng chuyên dùng trong các doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp và tiết kiệm chi phí nghe gọi bằng cách chia sẻ đường truyền ngoại mạng. Khi công nghệ phát triển, các giải pháp truyền thông bao gồm tổng đài điện thoại cũng không nằm ngoài xu hướng đó với VoIP (điện thoại qua giao thức Internet).

Tổng đài điện thoại giúp các nhân viên trong doanh nghiệp hợp lý hóa giao tiếp và tiết kiệm thời gian cho các công việc thường ngày trong kinh doanh và là hệ thống cho doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn và giảm việc đi lại cơ học. Vậy tổng đài điện thoại IP/VoIP là gì? Có những loại tổng đài IP nào và điện thoại để bàn VoIP nào và chúng hoạt động như thế nào? 

1. Tổng đài điện thoại IP/VoIP là gì?

he-thong-tong-dai-dien-thoai-IP
he-thong-tong-dai-dien-thoai-IP

Hệ thống điện thoại VoIP cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi thoại bằng kết nối Internet trên mạng LAN không dây Wifi hoặc dùng cáp Ethernet thay vì các đường dây dịch vụ điện thoại cũ truyền thống (POTS/PSTN). VoIP có sẵn dưới dạng chương trình phần cứng như tổng đài IP vật lý, điện thoại để bàn IP phần cứng hoặc phần mềm là các ứng dụng VoIP cài đặt trên máy tính PC, Smartphone, Table PC.

Hệ thống điện thoại IP dựa trên phần mềm tương thích với bất kỳ thiết bị hỗ trợ có kết nối internet nào, từ iPhone đến máy tính xách tay của bạn. Điều đó khiến chúng trở thành một trong những giải pháp hàng đầu để kinh doanh giúp cơ động hơn khi đang di chuyển mà vẫn hưởng lợi miễn phí cho các cuộc gọi nội bộ.

Hệ thống điện thoại VoIP cũng yêu cầu thiết bị tối thiểu để thiết lập và chạy. Chất lượng cuộc gọi vượt trội so với các hệ thống điện thoại truyền thống mang đến cho người dùng một dịch vụ tiên tiến và tiện lợi, dễ dùng. Bên cạnh đó, các thiết bị tổng đài IP/VoIP cũng cung cấp sẵn các tính năng miễn phí bổ sung mà bạn sẽ không tìm thấy với các dịch vụ điện thoại tiêu chuẩn, bao gồm lời chào tự động IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi,….

2. Các thiết bị cần có để lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP

Nếu bạn đang nghĩ đến việc đầu tư mới hoặc chuyển sang hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cũ sang công nghệ IP/VoIP, có lẽ bạn đã nghiên cứu, tìm kiếm và lựa chọn điện thoại bàn IP và tổng đài IP hoạt động trên mạng LAN/INTERNET hiện có để cho nhu cầu liên lạc nội bộ và nghe/gọi cho khách hàng phù hợp với doanh nghiệp của mình.

2.1 Tổng đài IP/VoIP

Tong_dai_IP_Planet
Tong_dai_IP_Planet

Tổng đài IP là viết tắt của Internet Protocol Private Branch Exchange (IP PBX). Hệ thống tổng đài IP PBX kết nối tới các máy nhánh là điện thoại để bàn IP hoặc ứng dụng gọi điện VoIP để cung cấp thông tin liên lạc nội bộ cho một doanh nghiệp. Với việc bổ sung IP (Giao thức Internet), điều đó có nghĩa là các cuộc gọi cũng có thể được thiết lập bằng kết nối internet.

Tổng đài IP là thiết bị trung tâm của bất kỳ hệ thống điện thoại nội bộ nào, do vậy cần được tính toán về số lượng máy nhánh phù hợp cho đủ số lượng nhân viên hiện có và khả năng mở rộng trong tương lai. Tổng đài VoIP hỗ trợ nhiều khả năng khác nhau, từ cách triển khai hệ thống đến cách định tuyến cuộc gọi vào các thời điểm khác nhau trong ngày đến khả năng ghi âm, giám sát, báo cáo cuộc gọi và hoạt động của từng số máy nhánh, v.v. các tùy chọn này có sẵn để phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

  • IPX-330: đáp ứng tối đa 30 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
  • IPX-2100: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
  • IPX-2200: đáp ứng tối đa 200 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
  • IPX-2500: đáp ứng tối đa 500 máy nhánh/100 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 7500h, đàm thoại hội nghị, ….

Tổng đài VoIP có thể thực hiện và nhận cuộc gọi bằng internet không bị giới hạn bởi vị trí địa lý. Tổng đài VoIP cũng hỗ trợ kết nối tới mạng diện rộng qua trung kế SIPtrunk (VoIP) hoặc/và PSTN (Chuyển mạch Công cộng) của các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông diện rộng.

2.2 Điện thoại để bàn IP không dây Wifi

Dien-thoai-IP-Wifi-Atcom
Dien-thoai-IP-Wifi-Atcom

Điện thoại để bàn không dây Wifi như Atcom D2SW, D3SW, A20W cho phép bạn dễ dàng bố trí vị trí đặt máy hoặc linh hoạt di chuyển xung quanh trong các cuộc gọi thoại của mình. Điện thoại bàn Wifi IP Phone không bị vướng bận bởi dây cáp mạng do vậy bạn tiết kiệm kha khá chi phí vật tư thi công lắp đặt, tuy nhiên bạn cần lưu ý đặt máy trong vùng phủ sóng của WiFi Router/Wifi AP.

Điện thoại VoIP Wifi mang lại sự tiện lợi rất đáng giá trong một số môi trường như văn phòng, khách sạn, resort,… những nơi lắp đặt cần không gian đẹp, sự linh hoạt khi bố trí đặt máy và những nơi khó thi công dây hoặc không tiếp cận được dây mạng.

Điện thoại không dây cho phép bạn thực hiện cuộc gọi từ bất cứ nơi nào có điểm phát sóng Wifi, là giải pháp phù hợp với những nhân viên văn phòng hoặc khách hàng thực hiện các gọi điện nội bộ từ đồng nghiệp này sang đồng nghiệp khác, hoặc từ khách hàng tới lễ tân khách sạn.

2.3 Điện thoại để bàn IP/VoIP dùng cáp Ethernet

dien thoai ip atcom co day rj45
dien thoai ip atcom co day rj45

Điện thoại để bàn giá rẻ dùng cáp RJ45 tốc độ 10/100Mbps Atcom D20, D21 (PoE), D32, D33 (PoE) hoặc Gigabit Atcom D26, A16  thường được kết nối với tổng đài IP/VoIP để tối đa hóa sức mạnh kết nối và thường được cố định ở một vị trí là bàn làm việc của nhân viên.

Hầu hết các điện thoại bàn VoIP đều cho phép bạn xem ID người gọi và các tính năng khác trên màn hình LCD nhỏ. Điện thoại bàn hoạt động như điện thoại tiêu chuẩn, trong trung tâm cuộc gọi hoặc điện thoại lễ tân với cách thao tác thực hiện các cuộc gọi, nghe máy, chuyển tiếp cuộc gọi tương tự nhau.

Điện thoại để bàn IP là một lựa chọn linh hoạt, cung cấp giao diện cắm cáp mạng RJ45 (có PoE hoặc không có PoE) và có thể tương thích với bất kỳ thiết bị mạng LAN như Switch, hoặc Switch cấp nguồn PoE tiêu chuẩn nào.

2.3 Điện thoại IP Lễ tân

Dien thoai noi bo le tan Atcom
Dien thoai noi bo le tan Atcom A48, A68,

3. Hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP hoạt động thế nào?

Thay vì truyền dữ liệu thoại của bạn thông qua dây đồng như đường dây POTS như công nghệ Analog truyền thống, hệ thống điện thoại VoIP thực hiện một cách tiếp cận khác. Hệ thống VoIP chia dữ liệu thoại của bạn thành các tín hiệu kỹ thuật số được gọi là “gói tin”. Sau đó, hệ thống sẽ nén các gói này và gửi chúng giữa các địa chỉ IP thông qua đường truyền mạng LAN và Internet. Khi các gói thoại đến đích cuối cùng, chúng sẽ không bị nén và người ở đầu dây bên kia sẽ nghe thấy giọng nói của bạn.

Toàn bộ quá trình trao đổi này diễn ra lặp đi lặp lại và chỉ trong vài phần nghìn giây. Trục trặc đôi khi có thể xảy ra dưới dạng chập chờn là do kết nối mạng LAN/ Internet kém hơn. Đó là lý do tại sao điều đặc biệt quan trọng là đầu tư vào lắp đặt hệ thống mạng LAN tốt và đường truyền internet băng thông rộng mạnh trước khi thiết lập hệ thống điện thoại VoIP. Sức mạnh của dịch vụ internet của bạn có thể xác định VoIP có phải là một lựa chọn khả thi cho thiết lập truyền thông doanh nghiệp của bạn hay không.

4. Lợi ích khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP

Khi bạn cân nhắc lắp đặt mộ hệ thống truyền thông liên lạc VoIP, bạn sẽ muốn biết giá trị mà bạn đang nhận được cho số tiền đầu tư của mình. Một số lợi ích chính của việc sử dụng hệ thống điện thoại VoIP là:

4.1 Khả năng mở rộng

Ưu điểm chính của hệ thống điện thoại VoIP là dễ dàng mở rộng quy mô cùng với doanh nghiệp của bạn. Thêm người dùng mới chỉ đơn giản là lắp đặt điện thoại IP mới mà không cần lo lắng để thêm bất kỳ một phần cứng bổ sung nào khác. Bạn cũng có thể dùng các ứng dụng VoIP để sử dụng điện thoại di động cá nhân. Cho dù trải nghiệm kinh doanh của bạn phát triển đến mức nào, VoIP sẽ là một giải pháp linh hoạt để phát triển cùng với quy mô doanh nghiệp.

4.2 Cước phí thấp

Giá cước cho dịch vụ điện thoại truyền thống thường cao do các cuộc gọi của bạn gọi giữa các chi nhánh là cước phí ngoại mạng, và nhà mạng cần chi phí để duy trì cơ sở hạ tầng lỗi thời.

Hệ thống điện thoại VoIP định tuyến các cuộc gọi thông qua kết nối internet, bạn có thể tránh được các khoản phí phải trả cho nhà mạng bằng cách dễ dàng tạo ra các cuộc gọi nội bộ không bị giới hạn về khoảng cách.

4.3 Chất lượng đàm thoại cao

Chất lượng cuộc gọi VoIP vượt trội so với Analog truyền thống miễn là bạn có mạng LAN mạnh mẽ và internet băng thông rộng đủ tốt. Hơn thế nữa, cuộc gọi VoIP có thể phối hợp giữa cuộc gọi thoại và video chất lượng cao.

4.4 Linh hoạt

Công việc kinh doanh không chỉ diễn ra trong văn phòng nữa, mà còn có thể tại các dự án ở xa hoặc làm việc tại nhà (WFH). Miễn là bạn có băng thông internet cần thiết, bạn có thể đặt máy điện thoại ở mọi nơi trên hành tinh với sự trợ giúp của công nghệ VoIP, làm cho nó trở thành một lựa chọn liên lạc linh hoạt. 

4.5 Lắp đặt nhanh chóng, vận hành, bảo trì đơn giản.

Với điện thoại để bàn không dây Wifi và điện thoại dùng cáp Ethernet với đầu chờ RJ45 có sẵn, bạn chỉ mất vài phút để hoàn thành việc lắp đặt và thiết lập để cho hệ thống điện thoại hoạt động hoàn hảo.

Việc cấu hình tổng đài điện thoại dễ dàng qua giao diện Web dễ hiểu với cả người dùng phổ thông trên nền tảng mạng LAN thống nhất cho nhiều thiết bị IT. Do vậy doanh nghiệp không cần chỉ định một chuyên viên IT đặc biệt nào để phụ trách việc vận hành, bảo trì hệ thống.

5. Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP Phone đang chuyển đổi giao tiếp kinh doanh.

Trong những thập kỷ gần đây, công nghệ điện thoại thông minh đã thay đổi cách chúng ta tương tác với nhau và nhận thông tin. Theo xu hướng phát triển công nghệ, việc sử dụng điện thoại cố định của hộ gia đình và các doanh nghiệp liên tục giảm và khả năng công nghệ điện thoại Analog sẽ dừng hẳn trong thời gian tới.

5.1 Lễ tân ảo VoIP

Nhân viên lễ tân là cổng vào cho một doanh nghiệp. Với lời chào IVR trang trọng và các hướng dẫn chuyên nghiệp, bạn sẽ cho khách hàng thấy rằng cuộc gọi của họ được trân trọng. Khi nhân viên lễ tân không thể nhận cuộc gọi, chẳng hạn như đang bận với cuộc khác hoặc không có mặt tại đó, bạn có thể lập trình nhân viên Lễ tân ảo VoIP để tiếp quản. Thay vì nghe thấy tín hiệu bận hoặc bị tạm giữ (bởi nhân viên lễ tân bận rộn), người gọi sẽ nghe được các hướng dẫn bằng các tin nhắn được ghi âm sẵn và chọn một tùy chọn cho cách họ muốn tiếp tục.

5.2 Tạo trải nghiệm chuyển tiếp cuộc gọi tích cực.

Khi khách hàng gọi đến doanh nghiệp của bạn và nhận được bản ghi âm, các tùy chọn mà họ nghe được là rất quan trọng để tạo ấn tượng tốt và giữ chân họ gắn bó với doanh nghiệp của bạn. Mỗi giây được tính từ thời điểm người gọi nghe thấy lời chào đầu tiên của bạn đến hành động cuối cùng mà họ thực hiện trước khi kết thúc cuộc gọi. Bạn có thể điều chỉnh các chức năng chuyển tiếp của mình để đưa người gọi đến nơi họ cần trong thời gian ngắn nhất có thể, hoặc cũng có thể điều hướng cuộc gọi của họ tới người chuyên trách.

5.3 Thêm nhóm đổ chuông.

Đảm bảo rằng mọi người gọi đều có trải nghiệm tích cực với hệ thống gọi điện tự động của bạn bằng cách lập trình Nhóm đổ chuông lễ tân ảo qua trang quản trị web.

Đổ chuông đồng thời: Đồng thời Ring hoạt động tốt trong các phòng ban mà các nhân viên đều có trách nhiệm nhận cuộc gọi như nhau. Khi một người gọi cần nói chuyện với đại diện bán hàng, tất cả các điện thoại trong bộ phận bán hàng sẽ đổ chuông.

Đổ chuông tuần tự: Khi ai đó gọi và người đủ điều kiện nhất không có mặt, điện thoại của người đủ điều kiện tiếp theo sẽ đổ chuông. Tính năng này rất lý tưởng cho người quản lý văn phòng, những người không thể bị quấy rầy trong cuộc họp và có thể chuyển cuộc gọi đến cho trợ lý.

5.4 Di động với VoIP

Ngày nay, giao tiếp khi đang di chuyển là rất quan trọng để điều hành một doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt với thách thức trong việc làm cho việc sử dụng điện thoại di động và văn phòng trở nên liền mạch. Việc sử dụng số điện thoại của họ là không thực tế đối với những nhân viên cần sử dụng thiết bị cá nhân cho các cuộc gọi công việc. Với ứng dụng di động VoIP dành cho doanh nghiệp, họ có thể thực hiện và nhận cuộc gọi bằng một số doanh nghiệp chuyên dụng thông quan các ứng dụng phần mềm VoIP cài trên điện thoại smartphone.

5.5 Cuộc gọi hội nghị

Nếu các cuộc gọi hội nghị là một phần không thể thiếu trong công việc kinh doanh của bạn, bạn hiểu nhu cầu về một chiếc điện thoại hội nghị mang lại âm thanh hoàn hảo. Hầu hết các điện thoại IP đều có loa ngoài công suất lớn để thực hiện cuộc gọi hội nghị, cũng như có thể sử dụng các điện thoại hội nghị chuyên dụng cho các cuộc họp nhóm này.

5.6 Giữ số điện thoại hiện có của bạn.

Số điện thoại của bạn là huyết mạch kinh doanh của bạn, khách hàng của bạn có thể gọi cho bạn chỉ với 1 số VoIP mọi lúc, mọi nơi giúp quá trình chuyển đổi sang hệ thống IP diễn ra liền mạch. Ngay khi cắm điện thoại, bạn sẽ có thể thực hiện và nhận cuộc gọi. Không cần thay đổi danh thiếp, tiêu đề thư và thông tin liên hệ trên trang web. Không cần phải lo lắng về việc khách hàng nhận được thông báo không còn phục vụ.