Nên dùng tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX hay IP-PBX/VoIP?

Tổng đài điện thoại là hệ thống thông tin liên lạc quan trọng bậc nhất trong giao tiếp thoại giữa các tổ chức và nội bộ trong nhiều thập kỷ. Đây là một mạng điện thoại riêng được quản lý trong một doanh nghiệp, tổ chức bao gồm nhiều số máy nhánh và điện thoại để bàn. Hệ thống tổng đài điện thoại được sử dụng phổ biến tại các công ty, trường học, bệnh viện, khách sạn, resort, nhà nghỉ, nhà máy sản xuất,.. và nhiều văn phòng của các tổ chức kinh tế trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Tổng đài điện thoại sử dụng nhiều công nghệ khác nhau như: Mạng Điện thoại Chuyển mạch Công cộng (PSTN), Mạng kỹ thuật số dịch vụ tích hợp (ISDN) và gần đây là Giao thức thoại qua Internet (VoIP) để liên lạc.

  • Tổng đài điện thoại PABX là sử dụng công nghệ đường dây Analog thế hệ cũ trên đường dây cáp điện thoại độc lập, riêng biệt. Tổng đài nội bộ Analog thường có cấu hình đơn giản dựa trên phần cứng, ít tính năng, tập trung chủ yếu vào đàm thoại và giá rẻ.
  • Tổng đài điện thoại VoIP hoạt động trên mạng LAN dần thông dụng hơn trong những năm gần đây, tích hợp sẵn nhiều tính năng hiện đại như IVR, ghi âm cuộc gọi, khả năng linh hoạt cao, dễ dàng kết nối tới các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông qua nhiều giao diện khác nhau: SIPtrunk, PSTN, E1.

1.Vì sao cần hệ thống tổng đài điện thoại cho công ty, khách sạn, doanh nghiệp?

Tong dai dien thoai noi bo IKE PABX-Analog
Tong dai dien thoai noi bo IKE PABX-Analog

Nếu không có hệ thống tổng đài điện thoại tự động, một doanh nghiệp có thể phải lắp đặt cho mỗi người dùng một đường dây điện thoại riêng từ nhà mạng cho mỗi điện thoại để bàn của từng nhân viên. Và chưa kể trong hệ thống đường dây điện thoại riêng biệt truyền thống, các cuộc gọi từ mỗi bàn được tính phí như các cuộc gọi thông thường ngoại mạng.

Tuy nhiên, mọi thứ lại khác khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ. Tổng đài nội bộ PBX có thể cho phép lắp đặt nhiều đường dây điện thoại nội bộ cho các số máy nhánh của từng nhân viên, nó cho phép nhân viên gọi cho nhau bằng cách chỉ giao dịch các số máy lẻ ngắn. Hơn nữa các cuộc gọi nội bộ này đều miễn phí.

Hệ thống điện thoại nội bộ hoạt động hiệu quả vì không phải tất cả nhân viên đều phải nhận cuộc gọi đồng thời và hệ thống có thể chuyển cuộc gọi giữa các máy nhánh một cách liền mạch và không bị quá tải. Điều này cực kỳ quan trọng với các trung tâm cuộc gọi hoặc doanh nghiệp bán hàng online luôn bận rộn với các cuộc gọi, nó giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp với với khách hàng mà không bỏ lỡ một cơ hội kinh doanh nào.

2.Sự khác nhau giữa tổng đài điện thoại PABX và IP/VoIP

Có được hệ thống điện thoại phù hợp cho doanh nghiệp có thể là một trong những quyết định quan trọng nhất mà bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng sẽ đưa ra và cuộc chiến PABX vs IP-PBX là không bao giờ kết thúc. Tổng đài nội bộ PBX giúp nhân viên có thể liên lạc nhanh chóng, hiệu quả và liền mạch trong việc bán hàng và phục vụ khách hàng tốt với chi phí thấp nhất. Điều này luôn thúc đẩy các doanh nghiệp phải tìm ra giải pháp tổng đài phù hợp với công việc kinh doanh và ngân sách của mình.

Trước khi có thể đưa ra lựa chọn, bạn cần tìm hiểu kỹ và hiểu rõ sự khác biệt chính giữa các hệ thống có sẵn, cũng như các tính năng cụ thể mà chúng cung cấp. Dưới đây là sự khác nhau chính giữa 2 công nghệ:

2.1 Hệ thống tổng đài điện thoại Analog-PABX

  • Tính năng cơ bản: DISA, Nghe gọi nội bộ trong phạm vi văn phòng do liên quan đến dây cáp điện.
  • Thiết kế dựa trên phần cứng, khi thêm tính năng như ghi âm cuộc gọi hoặc mở rộng hệ thống khi bổ sung máy lẻ cần mua thêm Card FXO/FXS.
  • Thiết bị tổng đài, điện thoại giá rẻ.

2.2 Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP-PBX/ VoIP

  • Có sẵn nhiều tính năng hiện đại: lễ tân ảo IVR, Ghi âm cuộc gọi, nghe gọi nội bộ miễn phí không bị giới hạn khoảng cách qua mạng Internet.
  • Thiết kế dựa trên phần mềm, nhỏ gọn và nâng cấp đơn giản.
  • Các thiết bị đầu cuối là điện thoại bàn cũng linh hoạt: có thể hỗ trợ WI-Fi không dây hoặc dùng cáp mạng Ethernet.
  • Giá thiết bị VoIP thường đắt hơn đáng kể.

3.Giải pháp tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX

Tong dai dien thoai noi bo Analog PABX
Tong dai dien thoai noi bo Analog PABX

Yêu cầu các đường dây riêng biệt chuyên dụng, trong đó bạn đấu nối hệ thống thoại Analog bằng cách tổng đài PABX cắm dây thủ công để kết nối tới các điện thoại để bàn, sau đó mới có thể thực hiện các cuộc gọi.

3.1 Thiết bị tổng đài nội bộ Analog-PABX cho khách sạn, resort

  • Tổng đài nội bộ IKE-108C: 1 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
  • Tổng đài nội bộ IKE-208SP: 2 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
  • Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
  • Tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
  • Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…

3.2 Thiết bị điện thoại để bàn Analog:

  • Điện thoại IKE-885: Tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng.

Những năm gần đây, tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX nhanh chóng phát triển thành các hệ thống tiên tiến, bổ sung thêm nhiều tính năng hiện đại hơn như DISA, thiết kế kiểu khe cắm dể mở rộng khi thêm người dùng, cài đặt bằng phần mềm thân thiện trên PC,… nhưng vẫn dựa vào công nghệ Analog.

Việc thi công lắp đặt, cài đặt hệ thống để đưa vào vận hành do vậy cũng dễ dàng thực hiện hơn với người dùng phổ thông. Bên cạnh đó, việc nâng cấp mở rộng, thêm các tính năng đều dựa vào phần cứng là các card FXS/FXS có thể dễ dàng thực hiện vào bất kỳ thời gian nào kho có thêm người dùng, cũng như bảo trì hệ thống.

4. Giải pháp tổng đài điện thoại nội bộ IP-PBX/VoIP

Thiet ke thi cong lap dat tong dai dien thoai noi bo
Thiet ke thi cong lap dat tong dai dien thoai noi bo

Tổng đài điện thoại nội bộ IP-PBX hay VoIP hoạt động trên mạng LAN nội bộ không dây hoặc dùng dây cáp Ethernet chung với các thiết bị IT khác trong doanh nghiệp. Do vậy cho dù thi công lắp đặt mới hay nâng cấp mở rộng, việc kết nối hệ thống IP Phone đơn giản và dễ tích hợp hơn rất nhiều so với Analog-PABX.

Bằng cách cung cấp thoại trên đường Internet, người dùng có thể thực hiện các cuộc gọi nội bộ miễn phí không giới hạn về địa lý, có nghĩa là nhân viên có thể ở các chi nhánh khác nhau, làm việc tại nhà (WFH), làm việc tại các dự án ở ngoài văn phòng công ty mà có thể đàm thoại giữa các cá nhân hoặc đàm thoại nhóm đơn giản mà không mất cước phí. Hệ thống thoại VoIP giúp doanh nghiệp giảm chi phí, cải thiện quản lý thời gian, tăng năng suất và giảm chi phí vận hành, bảo trì.

4.1 Thiết bị tổng đài nội bộ IP

Hệ thống VoIP được trang bị sẵn các tính năng hiện đại miễn phí: lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, .. mà không cần phải mua thêm. Cài đặt hệ thống VoIP dựa trên giao diện Web với các hướng dẫn được lập trình sẵn dễ dàng với người dùng phổ thông. Điều này giúp doanh nghiệp giản chi phí vận hành, bảo trì và nâng cấp dễ dàng bằng cách thêm điện thoại bàn mà không cần mua thêm phần cứng phức tạp nào khác.

  • IPX-330: đáp ứng tối đa 30 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
  • IPX-2100: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
  • IPX-2200: đáp ứng tối đa 200 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
  • IPX-2500: đáp ứng tối đa 500 máy nhánh/100 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 7500h, đàm thoại hội nghị, ….

4.2 Thiết bị điện thoại để bàn IP

Giai phap dien thoại VoIP ATCOM
Giai phap dien thoại VoIP ATCOM

Việc xác định chính xác số người cần sử dụng và các tính năng cần cho họ sẽ xác định được số lượng, chủng loại máy điện thoại để bàn mà họ cần, chẳng hạn như điện thoại để bàn có dây và điện thoại để bàn không dây Wifi,v,v.. Dưới đây là các dòng điện thoại để bàn phổ thông giá rẻ Atcom:

  • Atcom D20: tích hợp màn hình LCD đen trắng, 6 SIP, 2 cổng mạng 10/100Mbps. Đã kèm 1 Adapter đổi nguồn 100~240VAC/5VDC.
  • Atcom D21: tích hợp màn hình LCD đen trắng, 6 SIP, 2 cổng mạng 10/100Mbps, có hỗ trợ PoE.
  • Atcom D2SW: hỗ trợ Wi-Fi băng tần 2.4GHz, tích hợp màn hình LCD đen trắng, 6 SIP, 2 cổng mạng 10/100Mbps. Đã kèm 1 Adapter đổi nguồn 100~240VAC/5VDC.
  • Atcom D3SW: hỗ trợ Wi-Fi băng tần 2.4GHz, tích hợp màn hình LCD màu 2.4 inch, 6 SIP, 2 cổng mạng 10/100Mbps. Đã kèm 1 Adapter đổi nguồn 100~240VAC/5VDC.

Lợi ích lớn nhất của VoIP là giảm ngay lập tức chi phí đàm thoại và giảm chi phí vật tư, thi công lắp đặt. Việc thiết lập, cài đặt hệ thống vô cùng đơn giản trên giao diện web có trình hướng dẫn dễ hiểu, người dùng phổ thông cũng có thể triển khai nhanh một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP chỉ trong vài phút.

5/ Các lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp

Lựa chọn hệ thống điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ là các văn phòng, chi nhánh công ty, ngân hàng, khách sạn, resort, trường học, bệnh viện phù hợp là rất quan trọng vì nó có thể nâng cao hiệu quả giao tiếp trong việc vận hành thành công. Các yếu tố mang các ý nghĩa quyết định:

  • Số lượng nhân viên sử dụng.
  • Vị trí làm việc của nhân viên.
  • Khả năng kết nối với người dùng và các phòng ban khác nhau.
  • Chi phí đầu tư của một hệ thống gồm tổng đài, điện thoại bàn, phụ kiện.
  • Hạ tầng cáp điện thoại hay mạng LAN có sẵn.
  • Chi phí thi công lắp đặt hệ thống.
  • Khả năng mở rộng trong tương lai.
  • Chi phí vận hành bảo trì.
  • Liên lạc nội bộ trong phạm vi một khu vực (trong 1 chi nhánh/văn phòng/trụ sở) hay ở phạm vi rộng với nhiều chi nhánh hoặc quốc tế.